Når Arbejdstilsynet kommer på besøg er der en række forhold relateret til arbejdsmiljøarbejdet, som arbejdsmiljøorganisationen (AMO) og virksomhedens ledelse bør være forberedte og opmærksomme på.
Det er Arbejdstilsynets opgave at føre tilsyn med, at virksomhederne overholder arbejdsmiljøreglerne. Et tilsynsbesøg kan være uanmeldt eller anmeldt. Oftest er virksomheden ikke orienteret om en præcis dato.Tilsynsbesøgene bliver gennemført af en eller flere tilsynsførende, som har ret til adgang til hele virksomheden, og de tilsynsførende har ret til at tale med alle medarbejdere.
Hvem er med ved tilsynet på virksomheden?
I kan med fordel lave en kontaktliste med navne på, hvem fra ledelsen og medarbejdersiden, der kan kontaktes og fungere som vært ved tilsynsbesøg i tilfælde af, at ledelsesrepræsentanten og arbejdsmiljørepræsentanten fra arbejdsmiljøgruppen ikke er til stede. Det må forventes, at de personer, der står på listen, med kort varsel kan forlade deres arbejdsopgaver, når Arbejdstilsynet dukker op.
Når Arbejdstilsynet kommer på tilsyn i en enhed, er det oplagt, at ledelsen deltager.
Er der ikke en lederrepræsentant tilstede, skal der deltage en anden ledelsesrepræsentant fra enheden. På samme vis forholder det sig, hvis medarbejderrepræsentanten (arbejdsmiljørepræsentanten) er forhindret i at møde.
Under tilsynsbesøget går Arbejdstilsynet rundt og stiller spørgsmål til medarbejderne.
Sådan foregår et tilsyn
Tilsynet indledes med et møde, hvor forløbet af tilsynet planlægges. I mødet deltager som minimum en ledelsesrepræsentant og en arbejdsmiljørepræsentant. På det indledende møde forventes følgende punkter blandt andet at blive drøftet:
- Organisering af arbejdsmiljøarbejdet
- Status og vurdering af APV
- Status og vurdering af den årlige arbejdsmiljødrøftelse
- Spørgsmål om det materielle arbejdsmiljø på højtprioriterede områder dvs. Psykisk arbejdsmiljø, ulykker og ergonomi
Tilsynet vil også omfatte en gennemgang (ved rundgang) af arbejdsmiljøet i enheden.
Denne gennemgang kan være grundig og omfattende, da formålet er at vurdere, om virksomheden lever op til arbejdsmiljøreglerne.
Tilsynsbesøget afsluttes med, at Arbejdstilsynet orienterer ledelse og arbejdsmiljørepræsentanten om konsekvenserne af tilsynet.
Det er vigtigt, at de personer (ledelsesrepræsentanter og arbejdsmiljørepræsentanter), der normalt er med på tilsynsbesøget er forberedte og orienteret om tilsynsbesøget og det forventede indhold.
Forbered din AMO
Nedenfor findes en række informationer, der kan være vigtige i forbindelse med arbejdsmiljøarbejdet og tilsynsbesøg.
- Det er vigtigt, at medarbejderne har kendskab til, hvem der er arbejdsmiljøleder (ledelsesrepræsentant) og arbejdsmiljørepræsentant (medarbejderrepræsentant) i den arbejdsmiljøgruppe, som dækker virksomhedens afdelinger.
- Arbejdstilsynet kan forlange at se kursusbeviser på, at arbejdsmiljøledere og arbejdsmiljørepræsentanter har gennemført den obligatoriske arbejdsmiljøuddannelse. Har en arbejdsmiljøgruppes medlemmer ikke gennemført uddannelsen, eller kan de ikke fremvise kursusbeviser, kan det føre til påbud. Det er arbejdsmiljølederens og arbejdsmiljørepræsentantens eget ansvar at opbevare kursusbeviset efter gennemført uddannelse.Arbejdsmiljøuddannelsen skal være gennemføres inden for tre måneder, fra man er valgt som arbejdsmiljørepræsentant eller udpeget som arbejdsleder.
- Husk at APV´en skal være tilgængeligt for alle medarbejdere. Det vil sige, at alle medarbejdere skal kunne finde informationer om APV-processen, resultaterne og de udarbejdede handleplaner. Medarbejderne skal enten selv kunne finde APV-materialet eller vide, hvem de kan kontakte (fx arbejdsmiljøgruppen, arbejdslederen eller arbejdsmiljørepræsentanten) for at se materialet.
Krav til APV-handlingsplan
Ifølge Arbejdstilsynet bør en handlingsplan indeholde:
- En kort beskrivelse af problemerne
- En kort beskrivelse af de valgte løsninger.
Handlingsplanen skal desuden indeholde en prioritering af de konstaterede problemer, i hvilken rækkefølge de skal løses, hvornår det skal ske, og hvem der er ansvarlig for, at det sker.
Resultater, handleplaner samt procesplaner fra den fysiske og den psykiske APV kan med fordel placeres på et fælles drev eller i et ringbind, som placeres et lokalt sted, hvor medarbejderne kan finde dem
Arbejdsskader – sygefravær
I den årlige arbejdsmiljødrøftelse skal et af punkterne være drøftelse af arbejdsskader dvs arbejdsulykker og arbejdsrelaterede sygdomme. Der skal laves en oversigt over ulykkerne, og der skal være en drøftelse af sygefraværet for at afdække om der er sygefravær ,der skyldes forhold på arbejdspladsen.
I spørgeskemaet, der typisk anvendes til APV´en, kan man fx. spørge medarbejderne, om der er forhold i arbejdsmiljøet, der har bidraget til sygefravær. Svarer medarbejdere ’ja’ på spørgsmålet, skal arbejdsmiljøorganisationen igangsætte forebyggende tiltag.
Former for tilsyn
De mest almindelige tilsynsbesøg (risikobaseret tilsyn og detailtilsyn) er præsenteret nedenfor.