Sådan kan AMO forberede sig på et besøg fra Arbejdstilsynet

Når Arbejdstilsynet kommer på besøg  er der en række forhold relateret til arbejdsmiljøarbejdet, som arbejdsmiljøorganisationen (AMO)  og  virksomhedens ledelse bør være forberedte og opmærksomme på.

Som de fleste ved er det Arbejdstilsynets opgave  at føre tilsyn med, at virksomhederne overholder arbejdsmiljøreglerne. Arbejdstilsynet har de på forhånd udvalgt hvilke virksomheder, som de vil undersøge. Et tilsynsbesøg kan være uanmeldt eller anmeldt. Oftest er virksomheden ikke orienteret om en præcis dato.Tilsynsbesøgene bliver gennemført af en eller flere tilsynsførende, som har ret til adgang til hele virksomheden, og de tilsynsførende har ret til at tale med alle medarbejdere.

Hvem er med ved tilsynet på virksomheden?

I kan  med fordel lave en kontaktliste med navne på, hvem fra ledelsen og medarbejdersiden, der kan kontaktes og fungere som vært ved tilsynsbesøg i tilfælde af, at ledelsesrepræsentanten og arbejdsmiljørepræsentanten fra arbejdsmiljøgruppen ikke er til stede. Det må forventes, at de personer, der står på listen, med kort varsel kan forlade deres arbejdsopgaver, når Arbejdstilsynet dukker op.

Når Arbejdstilsynet kommer på tilsyn i en enhed, er det oplagt, at ledelsen deltager. Er den normale lederrepræsentant ikke tilstede, skal der deltage en anden ledelsesrepræsentant fra enheden. På samme vis forholder det sig, hvis medarbejderrepræsentanten (arbejdsmiljørepræsentanten) er forhindret i at møde.

Under tilsynsbesøget går Arbejdstilsynet rundt og stiller spørgsmål til tilfældige medarbejdere.

Sådan foregår et tilsyn

Tilsynet indledes med et møde, hvor forløbet af tilsynet planlægges. I mødet deltager som minimum en ledelsesrepræsentant og en arbejdsmiljørepræsentant. På det indledende møde forventes følgende punkter blandt andet at blive drøftet:

  1. Organisering af arbejdsmiljøarbejdet
  2. Status og vurdering af APV
  3. Status og vurdering af den årlige arbejdsmiljødrøftelse.
  4. Spørgsmål om det materielle arbejdsmiljø på højtprioriterede områder dvs. Psykisk arbejdsmiljø, ulykker og ergonomi.

Tilsynet vil  også omfatte en gennemgang (ved rundgang) af arbejdsmiljøet i enheden. Denne gennemgang kan være grundig og omfattende, da formålet er at vurdere, om virksomheden lever op til arbejdsmiljøreglerne. Tilsynsbesøget afsluttes med, at Arbejdstilsynet orienterer ledelse og arbejdsmiljørepræsentanten om konsekvenserne af tilsynet.
Det er vigtigt, at de personer (ledelsesrepræsentanter og arbejdsmiljørepræsentanter), der normalt er med på tilsynsbesøget er forberedte og orienteret om tilsynsbesøget og det forventede indhold.

Forbered din AMO

Nedenfor findes en række informationer, der kan være vigtige i forbindelse med arbejdsmiljøarbejdet og tilsynsbesøg.

  1. Det er vigtigt, at medarbejderne har kendskab til, hvem der er arbejdsmiljøleder (ledelsesrepræsentant) og arbejdsmiljørepræsentant (medarbejderrepræsentant) i den arbejdsmiljøgruppe, som dækker virksomhedens afdelinger.
  2. Arbejdstilsynet kan forlange at se kursusbeviser på, at arbejdsmiljøledere og arbejdsmiljørepræsentanter har gennemført den obligatoriske arbejdsmiljøuddannelse. Har en arbejdsmiljøgruppes medlemmer ikke gennemført uddannelsen, eller kan de ikke fremvise kursusbeviser, kan det føre til påbud. Det er arbejdsmiljølederens og arbejdsmiljørepræsentantens eget ansvar at opbevare kursusbeviset efter gennemført uddannelse.Arbejdsmiljøuddannelsen skal være gennemføres inden for tre måneder, fra man er valgt som arbejdsmiljørepræsentant eller udpeget som arbejdsleder.
  3. Husk at APV´en skal være tilgængeligt for alle medarbejdere. Det vil sige, at alle medarbejdere skal kunne finde informationer om APV-processen, resultaterne og de udarbejdede handleplaner. Medarbejderne skal enten selv kunne finde APV-materialet eller vide, hvem de kan kontakte (fx arbejdsmiljøgruppen, arbejdslederen eller arbejdsmiljørepræsentanten) for at se materialet.

Krav til APV-handlingsplan

Ifølge Arbejdstilsynet bør en handlingsplan indeholde:

  • En kort beskrivelse af problemerne
  • En kort beskrivelse af de valgte løsninger.

Handlingsplanen skal desuden indeholde en prioritering af de konstaterede problemer, i hvilken rækkefølge de skal løses, hvornår det skal ske, og hvem der er ansvarlig for, at det sker. Læse mere på: http://arbejdstilsynet.dk/da/regler/at-vejledninger-mv/arbejdets-udforelse/d-1-1-arbejdspladsvurdering.aspx

Resultater, handleplaner samt procesplaner fra den fysiske og den psykiske APV kan med fordel placeres på et fælles drev eller i et ringbind, som placeres et lokalt sted, hvor medarbejderne kan finde dem

 Arbejdsskader – sygefravær

I den årlige arbejdsmiljødrøftelse skal et af punkterne være drøftelse af arbejdsskader dvs arbejdsulykker og arbejdsrelaterede sygdomme. Der skal laves en oversigt over ulykkerne og der skal være en drøftelse af sygefraværet for at afdække om der er sygefravær ,der skyldes forhold på arbejdspladsen.

I spørgeskemaet, der typisk anvendes til APV´en, kan man fx. spørge medarbejderne, om der er forhold i arbejdsmiljøet, der har bidraget til sygefravær. Svarer medarbejdere ’ja’ på spørgsmålet, skal arbejdsmiljøorganisationen igangsætte forebyggende tiltag.

Bilag 1: Former for tilsynsbesøg

De mest almindelige tilsynsbesøg (risikobaseret tilsyn og detailtilsyn) er præsenteret nedenfor.

Risikobaseret tilsyn 

Tilsynsindsatsen målrettes mod de virksomheder, hvor Arbejdstilsynet forventer, at der er de største problemer med arbejdsmiljøet. For at kunne udtage de virksomheder, hvor der er størst risiko for problemer i arbejdsmiljøet, har Arbejdstilsynet udviklet et prioriteringsværktøj – en indeksmodel. Denne model omfatter dels en række oplysninger om den enkelte virksomhed – fx om den har fået påbud på det seneste tilsyn – dels en række oplysninger om arbejdsmiljørisici i den branche, som virksomheden tilhører.

Et risikobaseret tilsyn tager 4-6 timer

Formålet med det risikobaserede tilsyn er at kontrollere, om virksomheden lever op til arbejdsmiljøreglerne, og at reagere, hvis der er væsentlige arbejdsmiljøproblemer. Virksomheder, der er udvalgt til tilsyn, bliver ringet op mellem 1 og 4 måneder inden tilsynsbesøget, så de har mulighed for at løse eventuelle arbejdsmiljøproblemer, inden Arbejdstilsynet kommer på tilsyn.  Arbejdstilsynet fortæller ikke hvilken dato, de kommer, så tilsynet er stadig uanmeldt. Efter telefonsamtalen får virksomheden – specificeret med enhedsnavn, adresse og p-nummer – en mail med oplysninger om, hvordan den kan forberede sig på tilsynsbesøget.

Et risikobaseret tilsyn i en stor virksomhed tager i gennemsnit 4-6 timer, men det på en mindre virksomhed kan tage 1-2 timer. Tidsforbruget afhænger bl.a. af virksomhedens arbejdsmiljøniveau og hvor komplekse arbejdsmiljøforholdene er. Tilsynet kan afsluttes på ét besøg. Men det kan også være nødvendigt at komme tilbage, for at gøre tilsynet færdigt. Det kan fx være for at afdække problemer i det psykiske arbejdsmiljø. Disse besøg kaldes opfølgningsbesøg og ved disse besøg bliver virksomheden på forhånd orienteret.

Alle tilsynsbesøg bygger på, at Arbejdstilsynet inddrager virksomhedens ledelse og medarbejdere. Besøget starter derfor oftest med, at Arbejdstilsynet kontakter virksomhedens ledelse og arbejdsmiljørepræsentanter. Det er fordelagtigt, hvis både ledelsen og en eller flere af arbejdsmiljørepræsentanterne er til stede ved besøget, men Arbejdstilsynet  kan vælge at gennemføre tilsynet under alle omstændigheder.

Detailtilsyn – tilsyn på afgrænsede områder

Et detailtilsyn er et ad hoc tilsyn på afgrænsede områder, der kan skyldes henvendelser fra borgere fx. om at der står en person og arbejder på et tag uden sikkerhedsline eller anden form for faldsikring.  Eller det kan være en henvendelse fra en virksomhed, hvor en ansat kontakter Arbejdstilsynet, fordi der er ulykkesrisici eller andre risici forbundet med arbejdet. Der er også andre muligheder fx

  • at kontrollere, om virksomheden har efterkommet et påbud
  • at Arbejdstilsynet har mistanke om et alvorligt arbejdsmiljøproblem på virksomheden
  • at der er sket en alvorlig arbejdsulykke
  • at Arbejdstilsynet gennemfører særlige indsatser i bestemte brancher eller inden for udvalgte arbejdsmiljøproblemer

Detailtilsynet starter – i de fleste tilfælde – med, at Arbejdstilsynet kontakter virksomhedens ledelse og nogle af dens medarbejdere. Det er godt, hvis både ledelsen og medarbejderne er til stede ved tilsynet. Tilsynet bliver dog gennemført under alle omstændigheder. Detailtilsynet tager udgangspunkt i den konkrete anledning til besøget – fx en alvorlig arbejdsulykke, eller kontrol af om et påbud er efterkommet.

Arbejdstilsynet vil reagere, hvis der er væsentlige arbejdsmiljøproblemer i virksomheden – uanset om de konstateres på et andet område, end det, der er anledning til detailtilsynet.

Læs mere på http://arbejdstilsynet.dk/da/tilsyn.aspx