APV kortlægning

APV-kortlægning

Når en virksomhed skal udarbejde arbejdspladsvurdering, er det første trin en kortlægning af arbejdsmiljøet.
Virksomheden har frihed til selv at vælge hvilken metode man vil anvende. Arbejdstilsynets nævner tre metoder:

  • Spørgeskemametoden
  • Brug af tjeklister
  • Indsamling af data om sygefravær og personaleomsætning.

Andre metoder vil som regel kræve bistand fra rådgivere eller organisationer.

Det gælder:

  • Interviewmetoden
  • Observationsmetoden.

Der findes andre metoder til kortlægning af det psykiske arbejdsmiljø. Blandt dem nævner Arbejdstilsynet

  • Temadage med eller uden ekstern aktør
  • Fremtidsværksted
  • Temamøder hvor man fx bruger dialogskema, der angiver de tre bedste og de tre værste forhold i det psykiske arbejdsmiljø.

Centrale elementer i samarbejdet om kortlægning af det psykiske arbejdsmiljø er:
Fælles afklaring og fastlæggelse af undersøgelsens formål, indhold og metode.
Gensidig forpligtelse over for aftaler om, hvordan undersøgelsen skal gennemføres, og hvordan den skal følges op.

Spørgeskemametoden – kvantitativ kortlægning

Et spørgeskema er velegnet til at kortlægge oplevelsen og vurderingen af det psykiske arbejdsmiljø. Metoden er en enkel og billig måde at indsamle data på:
Tidsforbruget til at udfylde spørgeskemaerne er ret begrænset.

Spørgeskemaet skal være testet for pålidelighed og gyldighed. Pålidelighed betegner, hvor stor overensstemmelse der er mellem resultaterne af to på hinanden følgende målinger. Gyldighed er udtryk for, om spørgeskemaet måler, hvad det er meningen, at det skal måle.

Det Nationale Forskningscenter for Arbejdsmiljø (NFA) har udviklet tre spørgeskemaer om psykisk arbejdsmiljø, der opfylder disse krav. Skemaerne kan downloades på NFA’s hjemmeside: www.arbejdsmiljoforskning.dk. Her findes også vejledning til brug af spørgeskemaerne i praksis.

 

Oplysningerne fra spørgeskemaer kan endvidere suppleres og eventuelt justeres af data, der er indhentet på anden måde – fx oplysninger om:
Arbejdstids- eller lønsystemer
Deadlines
Arbejdsmængde
Cyklustider
Driftsforstyrrelser
Arbejdets organisering
Sygefravær
Personaleomsætning.

Det er vigtigt, at deltagerne inddrages i tolkningen af resultaterne på personalemøder e.l. Ved at bruge spørgeskemametoden “tvinges” deltageren mere eller mindre til at vælge én bestemt svarmulighed ud fra hans/ hendes opfattelse af spørgsmålet. Metoden giver således – i modsætning til interviewet – ikke umiddelbart plads til præciseringer af, hvordan man har forstået spørgsmålet, og hvad der dermed er baggrunden for svaret.

Når virksomhedens stærke og svage sider er blevet kortlagt, er det ligeledes vigtigt at inddrage deltagerne i opfølgningen af undersøgelsen. En gentagelse af undersøgelsen efter et stykke tid kan bruges til at vurdere, om de tiltag, der er sat i gang, har virket. I den forbindelse er det vigtigt, at man nøje registrerer, hvilke ændringer i arbejdsmiljøet der er foretaget efter den første måling. Kun derved bliver man i stand til efter anden måling at afgøre, om udsving mellem første og anden måling eventuelt skyldes fejl i tolkningen af de første måleresultater, manglende hel eller delvis gennemførelse af de planlagte ændringer, forkert valg af tiltag eller metoder mv.

Interviewmetoden

Interviewmetoden (kvalitativ metode) er først og fremmest velegnet til at få relevante oplysninger om de ansattes  oplevelse og vurdering af det psykiske arbejdsmiljø samt hvordan de forholder sig hertil.

I interviewet indhentes kvalitativ viden om det psykiske arbejdsmiljø udtrykt i almindeligt sprog.

Det kvalitative interview giver personen eller gruppen mulighed for så præcist som muligt at beskrive de problemer i det psykiske arbejdsmiljø, de oplever og føler, og hvordan de reagerer på dem.

Fordelen ved interviewmetoden frem for spørgeskemametoden er således, at man i interviewsituationen har mulighed for at uddybe både spørgsmål og svar. Interviewmetoden giver samtidig intervieweren mulighed for at få nye og uventede udsagn om arbejdsforhold, der har væsentlig betydning for det psykiske arbejdsmiljø. Derfor benyttes interviewmetoden ofte som et supplement til spørgeskemaundersøgelser.

Mundtlige interview kan variere med hensyn til graden af struktur. Fra meget strukturerede interview, der følger en fastlagt række spørgsmål med faste svarkategorier, til mere åbne interview, hvor bestemte psykosociale temaer er i fokus, men hvor spørgsmålene ikke har nogen forudbestemt rækkefølge og formulering.

I et kvalitativt  interview kan man fokusere på bestemte emner. Derudover fokuseres der på interviewsituationens dynamiske aspekter, det vil sige forholdet mellem interviewer og den interviewede. Intervieweren registrerer og fortolker både, hvad der siges, og hvordan det siges.

Interviewmetoden kan være behæftet med en række usikkerheder. Den mest afgørende er den såkaldte intervieweffekt, som indebærer, at forskellige interviewere kan fremkalde forskellige udsagn eller svar om samme tema, alt efter faktorer som bl.a. deres køn, alder, sociale status og følsomhed over for og viden om interviewemnet.
Interview af enkeltpersoner

Et vigtigt spørgsmål på dette stadium er udvælgelsen af interviewpersoner – både hvad angår antal og repræsentativitet med hensyn til oplevelse/vurdering af det psykiske arbejdsmiljø. Der kan ikke siges noget endegyldigt om, hvor mange personer man skal udvælge for at få generaliserbare, pålidelige og gyldige data. På den ene side må antallet ikke være så lille, at den fornødne repræsentativitet ikke kan opnås. På den anden side må antallet ikke være så stort, så datamængden bliver uoverskuelig.

Gennemførelse af interview på grundlag af en interviewguide. Guiden indeholder typisk en skitse over de psykosociale emner, der skal dækkes, og forslag til spørgsmål af forskellige typer. I bilaget er der gengivet et eksempel på en interviewguide og forskellige typer af spørgsmål, som intervieweren kan bruge.
korte hovedpunkter og hovedtemaer. Derved får intervieweren mulighed for at kontrollere, om han har forstået og fortolket den interviewedes meninger korrekt.

Fokusgruppeinterview

Interviewmetoden kan også bruges over for grupper, som i dag ofte kaldes fokusgrupper. Fokusgrupper bruges også på det psykiske arbejdsmiljøområde.

Fokusgruppeinterview har samme fordele, ulemper og mulige fejlkilder som de i pkt. 2.2.2 nævnte. Interview af grupper indebærer dog en yderligere kompleksitet og dermed fejlkilde. Det skyldes, at samspillet mellem de interviewede ofte fører til spontane og følelsesmæssige udsagn om det diskuterede emne. Fokusgruppeinterview kræver derfor, ud over et godt kendskab til interviewemnets hovedaspekter og dynamikken i samspillet mellem interviewer og den interviewede, også ekspertise med hensyn til kontrol og fortolkning af gruppesamspillets betydning for udsagnene. Endvidere kan fokusgruppeinterview give vanskeligheder med systematisk at analysere og afrapportere – selvsagt i en anonymiseret form – hvem der har sagt hvad.

I det følgende eksemplificeres muligheden for at inddrage fokusgruppeinterview i det psykiske arbejdsmiljøarbejde. Det forudsættes, at interviewet planlægges og tilrettelægges af sikkerhedsorganisationen ved inddragelse af eksterne aktører, fx arbejdsmiljørådgivere og organisationer. Det bør altid være den eksterne aktør, der gennemfører interviewet og opgør resultaterne.
Inden interviewet indsamles tilgængeligt skriftlig materiale om virksomheden – virksomhedsrapporter, organisationsplaner, strategier for virksomhedsudvikling, aktuelle ændringer o.l. Formålet er først og fremmest at øge interviewerens forhåndsviden om virksomheden. Derved sikres det, at man som interviewer bliver opfattet som en kompetent samtalepartner, og at intervieweren korrekt tolker og tager stilling til den information, han får i løbet af interviewet. Interviewerens forhåndsviden om virksomheden kan endvidere indhentes ved besøg på virksomheden, samtaler med de ansatte samt ved møder med ledelse og repræsentanter for de ansatte.
Intervieweren udvælger sammen med sikkerhedsorganisationen 10-15 spørgsmål om arbejdssituationen, som deltagerne i de senere gruppeinterview bliver bedt om at udfylde. Desuden udvælges et par spørgsmål om sygefravær og symptomer, som kan relateres til arbejdet, samt et par spørgsmål om, hvordan man ser på sine muligheder for at arbejde frem til pensionering.
Derefter præciserer intervieweren og sikkerhedsorganisationen, hvilke virksomhedsafdelinger, jobgrupper eller stillinger der skal udskilles og risikovurderes separat, for at vurderingen af risiciene skal blive tilstrækkeligt konkret. Opgaven består i at udskille det laveste antal samtalegrupper, som tilsammen afspejler hele virksomhedens/afdelingens psykiske arbejdsmiljø. Gruppesamtalernes deltagere udvælges, så grupperne bliver tilstrækkeligt små (fra fem til syv deltagere) og homogene, fx montører, lagerarbejdere eller pædagoger. Den nærmeste ledelse samles som regel i en gruppe for sig.
Derefter gennemføres interview af halvanden til to timers varighed. I starten af mødet besvarer deltagerne skriftligt de udvalgte spørgsmål, der handler om at beskrive deres egen oplevelse og vurdering. Besvarelserne gøres op og formidles mundtligt til deltagerne. Besvarelserne skaber samtidig en slags dagsorden – interviewguide – for, hvilke temaer det er centralt for gruppens deltagere at få drøftet i løbet af interviewet. Gruppens medlemmer bliver derefter bedt om at eksemplificere, tydeliggøre og præcisere temaer i det psykiske arbejdsmiljø i de tilfælde, hvor svarene indikerer, at der kan være et problem. Under samtalen breder intervieweren problematikken ud, idet han over for deltagerne betoner, at man sammen skal forsøge at tegne et så korrekt billede som muligt af hele virksomheden/afdelingen og af ens egen og kollegernes arbejdssituation. Hvert interview afsluttes med et sammendrag af de grundtemaer, som er blevet beskrevet under forløbet, og de spørgsmål, som intervieweren finder anledning til at tage op med sikkerhedsorganisationen på et afsluttende møde.
2.3. Observationsmetoden

2.3.1 Generel karakteristik af observationsmetoden

Brug af observationsmetoden vil som regel kræve bistand fra eksterne aktører, fx arbejdsmiljørådgivvere eller organisationer. Det skyldes dels, at metoden kræver en bred faglig viden om de jobaspekter, der skal inddrages i observationen, og dels, at brugen af metoden kræver praktisk øvelse.

Sikkerhedsorganisationens rolle ved brug af observationsmetoden er først og fremmest at opstille formålet med observationerne og at foretage udvælgelse af de job, som ønskes kortlagt. Fordelen ved observationsmetoden er, at den ikke indebærer de usikkerheder, som er nævnt under spørgeskema- og interviewmetoden.

Metoden fokuserer især på de vilkår, som gælder i en given jobtype (fx montagearbejde, pædagogarbejde og plejearbejde), og som er ensartede for alle personer, der udfører job af denne type. Observationerne foretages på basis af standardiserede observationsskemaer. Jobbene kan derefter klassificeres på nogle centrale dimensioner som kvalifikationskrav, selvbestemmelse og social kontakt.

Når man bruger observationsmetoden, mister man den enkeltes egne oplevelser og vurderinger af arbejdssituationen. Fx kan man i løbet af en observationsperiode på mellem to til fire timer observere, at en ansat arbejder meget alene. Men det kan være vanskeligt at afgøre, om den ansatte kan regne med støtte fra kolleger i situationer, hvor der er behov for det, hvis disse situationer ikke opstår i løbet af observationsperioden. Endvidere er der mange former for psykiske belastninger i arbejdet, som man ikke kan finde frem til eller bedømme ved hjælp af observationsmetoden, men kun via individuelle oplevelsesdata. Det gælder fx tidspres, stor arbejdsmængde, uklare grænser mellem kompetence-/ansvarsområder samt krav om engagement og fleksibilitet.

Derfor er det en god idé at kombinere fx spørgeskemametoden/interviewmetoden, der giver oplysninger om den enkeltes egen oplevelse og vurdering, og observationsmetoden, der giver oplysninger om centrale dimensioner i selve jobbet. Derved får man en grundigere kortlægning af det psykiske arbejdsmiljø.
2.3.2 Stadier i observationsmetoden

De centrale stadier ved brug af observationsmetoden er følgende:
Udvælgelse af job/arbejdssituationer, som ønskes kortlagt. I nogle tilfælde er man kun interesseret i observationer af én bestemt arbejdsplads – fx fordi der er anmeldt en arbejdsbetinget psykisk lidelse eller har været klager. I andre tilfælde er man interesseret i observationer af et bredere jobspektrum – fx hvis data fra jobobservationer skal bruges til at supplere eller efterprøve pålideligheden og gyldigheden af data, der er indsamlet ved hjælp af spørgeskemametoden
Det er vigtigt, at de ansatte, hvis job skal observeres, orienteres grundigt inden selve observationerne om formål og indhold. Det er især vigtigt at understrege over for de ansatte, at det ikke er deres individuelle måde at udføre arbejdet på – om de arbejder hurtigt, kvaliteten i arbejdet o.l. – der fokuseres på under observationerne, men alene selve jobbet. Det vil sige kravene i jobbet og de tekniske/organisatoriske forhold, hvorunder kravene skal imødekommes. Varigheden af observationer vil variere. I nogle tilfælde kan to til fire timers observation være tilstrækkeligt til at kunne beskrive og vurdere de psykiske belastninger i et job. I andre tilfælde kan det være nødvendigt at strække observationsperioden over flere dage.
Under observationerne af jobbet tages der udførlige notater om alle de forhold, som metoden omfatter.
Efter observationernes ophør udfyldes de standardiserede observationsskemaer ud fra de noter, der er taget under observationsperioden. På baggrund af det udfyldte observationsskema – og observatørens indhentede forhåndsviden om jobbet og virksomheden – foretager observatøren en samlet vurdering af de psykiske belastninger i jobbet.
2.4. Brug af tjekliste

En tjekliste består af en række spørgsmål, der dækker psykosociale risikofaktorer og udviklingsmuligheder for forskellige jobtyper i en virksomhed, et virksomhedsområde eller en afdeling. Ligesom i observationsmetoden er fokus på selve arbejdsvilkårene – ikke på personens individuelle oplevelser, vurderinger eller holdning til vilkårene. Tjeklistens spørgsmål sigter mod at tegne et billede af, hvordan det i “almindelighed” forholder sig på en række områder i virksomheden eller afdelingen. Endvidere kan faktuelle oplysninger om anmeldte arbejdsbetingede psykiske lidelser, sygefravær og personalegennemtræk inddrages i kortlægningen.

En tjekliste kan være en hjælp til at indarbejde det psykiske arbejdsmiljø i virksomhedens arbejdspladsvurdering. Tjeklisterne kan udfyldes af sikkerhedsgruppen/grupperne i virksomheden. Udfyldelsen af tjeklistens spørgsmål kan også foregå i dialog mellem sikkerhedsgrupper og ansatte med et solidt kendskab til arbejdsvilkårene, mellem de ansatte indbyrdes i grupper, der arbejder sammen i det daglige, eller i dialog mellem ledelse og ansatte.

Under alle omstændigheder er det vigtigt at diskutere og finde ud af, hvilke af tjeklistens problemområder der er problemløse eller irrelevante for virksomheden/afdelingen og derfor kan springes over samt hvilke problemområder der skal arbejdes videre med. Blandt de spørgsmål, man er enige om at arbejde videre med, foretages en prioritering. I prioriteringen bør indgå overvejelser om de psykiske belastningers karakter, antallet af ansatte, der er berørt, hvor ofte problemerne bliver synlige, om de optræder i bestemte sammenhænge, om der findes kendte løsninger på de konstaterede problemer, og i hvilket omfang de konstaterede udviklingsmuligheder er tilfredsstillende.

Når tjeklistens spørgsmål er besvaret og prioriteret, opstilles en prioriteret handlingsplan, der præciserer, i hvilken rækkefølge problemerne skal løses, hvornår løsningsprocessen skal begynde og afsluttes, hvilke personer der er ansvarlige for hvilke løsninger og løsningstrin, og – ikke mindst – hvornår/ hvem og hvordan der skal gøres status og evalueres, samt om tiltagene har haft den ønskede effekt, og i hvilket omfang de har haft det.

Arbejdstilsynet har udviklet en række brancherettede APV-tjeklister til mindre virksomheder. Alle tjeklisterne indeholder spørgsmål om forhold i det psykiske arbejdsmiljø. Tjeklisterne kan downloades på Arbejdstilsynets hjemmeside: www.at.dk.
2.5. Opgørelse af sygefravær og personaleomsætning

Både sygefraværet og personaleomsætningen i en virksomhed eller en afdeling kan have sammenhæng med det psykiske arbejdsmiljø. Et dårligt psykisk arbejdsmiljø kan således give sig udslag i forøget sygefravær og øget personaleomsætning, mens et godt psykisk arbejdsmiljø omvendt kan mindske sygefraværet og være med til at fastholde de ansatte i virksomheden. Sygefravær og personaleomsætning kan således i mange tilfælde bruges til at tage “temperaturen” på arbejdsmiljøet og til at vurdere, om tiltagene har en effekt. “Etiske regnskaber” og “arbejdsmiljøregnskaber” er eksempler herpå.

Både sygefravær og personaleomsætning kan dog være bestemt af andre forhold end arbejdsmiljø, fx kan lønforskelle og attraktive jobmuligheder andre steder påvirke omsætningen for visse personalegrupper, selv om det psykiske arbejdsmiljø er tilfredsstillende.

Ved opgørelse af sygefravær og personaleomsætning er oplysninger, der er indhentet ved hjælp af fx spørgeskemametoden, ikke særlig pålidelige. Det skyldes bl.a., at mange ansatte ikke har en tilstrækkelig præcis erindring om, hvor mange sygedage og sygeperioder de har haft i det sidste år. Der er heller ikke altid sikkerhed for, at personer, der har svaret, at de vil skifte job, også gør det, når de har mulighed for det. Opgørelsen bør derfor baseres på virksomhedens registrerede sygefravær og personaleomsætning. Opgørelsen kan fx gælde alle i virksomheden, alle timelønnede, alle faggrupper, alle stillingsgrupper eller alle fra nogle bestemte afdelinger.

Sygefravær er nogenlunde nemt at registrere. Ved beregning af sygefraværet skal der regnes i fraværsdage (nettosygefravær = tabte arbejdsdage). Mange offentlige virksomheder og institutioner registrerer kalenderdage (bruttosygefravær). Det gælder fx de fleste kommuner. Derfor må kalenderdagene omregnes til fraværsdage, hvis man på et givet tidspunkt ønsker et reelt billede af det faktiske antal tabte arbejdstimer på grund af sygefravær. Bag de samlede tal vil der ofte være betydelige afdelingsvise eller kvartalsvise udsving.

Personaleomsætningen er også let at registrere, men det kan være svært at få overblik over årsagerne, hvis ikke man har etableret en fast procedure for at interviewe alle, der fratræder deres job.
Baggrund

Bekendtgørelse om arbejdets udførelse
Læs også branchearbejdsmiljørådenes vejledninger mv.:

Branchearbejdsmiljørådenes vejledninger kan findes på www.bar-web.dk.