APV-kortlægning

 

Informationssøgning

Arbejdstilsynet er den naturlige kilde til information om regler og fremgangsmåder for APV. Her finder du bl.a. ”Bekendtgørelse om arbejdets udførelse” samt At-vejledningen ”Arbejdspladsvurdering (APV)”. Arbejdstilsynet har udgivet et stort antal tjeklister og en række arbejdsmiljøvejvisere til brug for virksomheders arbejdspladsvurdering.

Forberedelse af APV´en

Ifølge At-vejledningen ”Arbejdspladsvurdering (APV)”  er der en række spørgsmål, som det på baggrund af informationssøgningen giver mening at stille sig selv:

– Hvad er formålet med APV’en?
– Hvilke nøglepersoner har vi og er  der behov for flere nøglepersoner i processen?
– Hvilke metoder og redskaber skal bruges?
– Hvordan og af hvem bliver eventuelle problemer registreret, prioriteret og løst?
– Hvem har ansvaret for at fastholde aktiviteten?
– Er der behov for møder, kurser, et indledende seminar, uddannelse e.l.?
– Er der behov for ekstern bistand, fx fra en arbejdsmiljørådgiver?
– Hvordan opsamles erfaringerne, og hvordan bruges de i forbindelse med revision af APV’en?
– Hvordan synliggør vi resultaterne for ledere og medarbejdere?

 

AMO’ er ofte den ansvarlige enhed for aktiviteten omkring planlægningen og eksekveringen af dataindsamling samt registrering og prioritering af problemområder. Selve løsningen af problemerne kan foretages af personer på virksomheden eller af rådgivere og andre eksperter udefra. Det er et krav at arbejdsmiljøorganisationen inddrages i apv´en – hele vejen.

Den metode til indsamling af data, der ofte giver mest mening på virksomhederne, er spørgeskemaet, ikke mindst hvis det er svært at samle alle fysisk. Derudover kan der være løst tilknyttede konsulenter og medarbejdere, der arbejder forskellige steder i landet, hvorfor et elektronisk udsendt spørgeskema kan give bedst mening.

APV-kortlægning

Når en virksomhed skal udarbejde en arbejdspladsvurdering, er første trin at foretage en kortlægning af arbejdsmiljøet. Alle dele af virksomheden skal inddrages i kortlægningen. Det gælder også midlertidige og skiftende arbejdspladser som fx. byggepladser samt hjemmearbejdspladser.
Kortlægningen kan beskrive problemer inden for det fysiske arbejdsmiljø og det psykiske arbejdsmiljø:
– Ergonomi (arbejdsstillinger, tunge løft, stillesiddende arbejde mv)
– Biologi fx smitterisici, virus, afføring mv.
– Kemi fx faremærkede produkter eller materialer, der afgiver påvirkninger som røg og dampe
– Psykisk arbejdsmiljø fx mobning, stor arbejdsmængde, sexchikane, vold og traumatiske hændelser
Problemerne kan være for lidt lys på arbejdspladsen, tunge løft, udsættelse for dampe, stor arbejdsmængde, mobning etc.

Frihed til valg af metoder

Virksomheden har frihed til selv at vælge, hvilken metode de vil anvende. Arbejdstilsynet nævner tre metoder:

  • Spørgeskemaer
  • Tjeklister
  • Indsamling af data om sygefravær og personaleomsætning

Andre metoder vil som regel kræve bistand fra rådgivere eller organisationer. Det gælder:

  • Interviews
  • Observationer

Der findes andre metoder til kortlægning af det psykiske arbejdsmiljø. Blandt dem nævner Arbejdstilsynet flg.:

  • Temadage med eller uden ekstern aktør
  • Fremtidsværksted
  • Temamøder, hvor man fx bruger dialogskema, der angiver de tre bedste og de tre værste forhold i det psykiske arbejdsmiljø.
  • Trivselsundersøgelser

Centrale elementer i samarbejdet om kortlægning af det psykiske arbejdsmiljø er:

  • Fælles afklaring og fastlæggelse af undersøgelsens formål, indhold og metode
  • Gensidig forpligtelse ved aftaler om, hvordan undersøgelsen skal gennemføres, og hvordan den skal følges op.

Spørgeskemaer 

Et spørgeskema er velegnet til at kortlægge oplevelsen og vurderingen af det psykiske arbejdsmiljø. Metoden er en enkel og billig måde at indsamle data på. Tidsforbruget til at udfylde spørgeskemaerne er ret begrænset.

Spørgeskemaet skal være testet for pålidelighed og gyldighed. Pålidelighed betegner, hvor stor overensstemmelse der er mellem resultaterne af to på hinanden følgende målinger. Gyldighed er et udtryk for, om spørgeskemaet rent faktisk måler det, som det efter hensigten bør måle.

Det Nationale Forskningscenter for Arbejdsmiljø (NFA) har udviklet tre spørgeskemaer om psykisk arbejdsmiljø, der opfylder disse krav. Skemaerne kan downloades på NFA’s hjemmeside: www.arbejdsmiljoforskning.dk. Her findes også en vejledning til brug af spørgeskemaerne i praksis.

Oplysningerne fra spørgeskemaerne kan endvidere suppleres med og eventuelt justeres af data, der er indhentet på anden måde  fx oplysninger om:

  • arbejdstids- eller lønsystemer
  • deadlines
  • arbejdsmængde
  • cyklustider
  • driftsforstyrrelser
  • arbejdets organisering
  • sygefravær
  • personaleomsætning

Det er vigtigt, at deltagerne inddrages i tolkningen af resultaterne på personalemøder e.l. Ved at bruge spørgeskemaer som metode “tvinges” deltageren mere eller mindre til at vælge én bestemt svarmulighed ud fra deltagerens egen opfattelse af spørgsmålet. Metoden giver således  i modsætning til interviewet, som beskrives nedenunder  ikke umiddelbart plads til præciseringer af, hvordan man har forstået spørgsmålet, og hvad der dermed er baggrunden for svaret.

Når virksomhedens stærke og svage sider er blevet kortlagt, er det ligeledes vigtigt at inddrage deltagerne i opfølgningen af undersøgelsen.  Opfølgningen skal vurdere, om de tiltag, der er sat i gang, har virket. I den forbindelse er det vigtigt, at man nøje registrerer, hvilke ændringer i arbejdsmiljøet der er foretaget efter den første måling.

Interviews 

Interviews (kvalitativ metode) er først og fremmest velegnet til at opnå relevante oplysninger om de ansattes oplevelse med og vurdering af det psykiske arbejdsmiljø, og hvordan de forholder sig hertil.

I interviewet indhentes kvalitativ viden om det psykiske arbejdsmiljø udtrykt i almindeligt sprog.

Det kvalitative interview giver personen eller gruppen mulighed for så præcist som muligt at beskrive de problemer i det psykiske arbejdsmiljø, de oplever og føler, og hvordan de reagerer på dem.

Fordelen ved interviewmetoden frem for spørgeskemametoden er således, at man i interviewsituationen har mulighed for at uddybe både spørgsmål og svar. Interviewmetoden giver samtidig intervieweren mulighed for at få nye og uventede udsagn om arbejdsforhold, der har væsentlig betydning for det psykiske arbejdsmiljø. Derfor benyttes interviews ofte som et supplement til spørgeskemaundersøgelser.

Mundtlige interview kan variere med hensyn til graden af struktur. Fra meget strukturerede interview, der følger en fastlagt række spørgsmål med faste svarkategorier, til mere åbne interview, hvor bestemte psykosociale temaer er i fokus, men hvor spørgsmålene ikke har nogen forudbestemt rækkefølge og formulering.

I et kvalitativt interview kan man fokusere på bestemte emner. Derudover fokuseres der på interviewsituationens dynamiske aspekter, det vil sige forholdet mellem interviewer og den interviewede. Intervieweren registrerer og fortolker både, hvad der siges, og hvordan det siges.

Interviewmetoden kan være behæftet med en række usikkerheder. Den mest afgørende er den såkaldte intervieweffekt, som indebærer, at forskellige interviewere kan fremkalde forskellige udsagn eller svar om samme tema, alt efter faktorer som bl.a. deres køn, alder, sociale status og følsomhed over for og viden om interviewemnet.

Interview af enkeltpersoner

Et vigtigt spørgsmål på dette stadium er udvælgelsen af interviewpersoner  både hvad angår antal og repræsentativitet med hensyn til oplevelsen med og vurderingen af det psykiske arbejdsmiljø. Der kan ikke siges noget endegyldigt om, hvor mange personer man skal udvælge for at få generaliserbare, pålidelige og gyldige data. På den ene side må antallet ikke være så lille, at den fornødne repræsentativitet ikke kan opnås. På den anden side må antallet ikke være så stort, at datamængden bliver uoverskuelig.

Gennemførelse af interview på grundlag af en interviewguide

Interviewguiden indeholder typisk en skitse over de psykosociale emner, der skal dækkes, og forslag til spørgsmål af forskellige typer. I bilaget er der gengivet et eksempel på en interviewguide og forskellige typer spørgsmål, som intervieweren kan bruge.

korte hovedpunkter og hovedtemaer. Derved får intervieweren mulighed for at kontrollere, om han har forstået og fortolket den interviewedes meninger korrekt.

Fokusgruppeinterview

Interviews kan også foretages i grupper, hvilket i dag ofte kaldes fokusgrupper. Fokusgrupper bruges også på området for psykisk arbejdsmiljø.

Det bør altid være den eksterne aktør, der gennemfører interviewet og opgør resultaterne.

Inden interviewet indsamles tilgængeligt skriftligt materiale om virksomheden  virksomhedsrapporter, organisationsplaner, strategier for virksomhedsudvikling, aktuelle ændringer o.l.

Formålet er først og fremmest at øge interviewerens forhåndsviden om virksomheden. Derved sikres det, at man som interviewer bliver opfattet som en kompetent samtalepartner, og at intervieweren korrekt tolker og tager stilling til den information, han får i løbet af interviewet. Interviewerens forhåndsviden om virksomheden kan endvidere indhentes ved besøg hos virksomheden, samtaler med de ansatte samt ved møder med ledelse og repræsentanter for de ansatte

Tjeklister

En tjekliste består af en række spørgsmål, der dækker psykosociale risikofaktorer og udviklingsmuligheder for forskellige jobtyper i en virksomhed, et virksomhedsområde eller en afdeling.

Arbejdstilsynet har udviklet en række brancherettede APV-tjeklister til mindre virksomheder. Alle tjeklisterne indeholder spørgsmål om forhold i det psykiske arbejdsmiljø. Tjeklisterne kan downloades på Arbejdstilsynets hjemmeside: www.at.dk.

Data om sygefravær og personaleomsætning

Både sygefraværet og personaleomsætningen i en virksomhed eller afdeling kan have sammenhæng med det psykiske arbejdsmiljø. Sygefravær og personaleomsætning kan således i mange tilfælde bruges til at tage “temperaturen” på arbejdsmiljøet.

Sygefravær er nogenlunde nemt at registrere. Ved beregning af sygefraværet skal der regnes i fraværsdage (nettosygefravær = tabte arbejdsdage). .

Personaleomsætningen er også let at registrere,. Man kan få et overblik over årsagerne, hvis man har etableret en fast procedure for at interviewe alle, der fratræder deres job..